Zu viele Aufgaben, ineffiziente Strukturen oder die Ablenkung durchs Smartphone. Viele Dinge mindern die Produktivität bei der Arbeit und damit die Arbeitsleistung. Man kommt nicht weiter, ist ständig frustriert und die nächsten Punkte auf der Tagesordnung warten schon. Doch die meisten Hindernisse für die Produktivität sind unnötig und können vermieden werden. Die größten Produktivitätskiller im Überblick.
Die vier größten Produktivitätskiller im Überblick:
- Ineffiziente Meetings: Stundenlange Konferenzen mit zu vielen Beteiligten und Diskussionen, die ins Nichts führen. Meetings können Zeitfresser sein und die Produktivität einschränken. Eine Studie des Chatanbieters Slack aus dem Jahr 2023 ergab, dass die Befragten lediglich etwas mehr als Hälfte ihrer Meetings als gute Nutzung der Arbeitszeit bewerten. Rund 36 Prozent der Meetings wurden sogar als unnötig eingestuft. Auch Steve Jobs, Mitbegründer des Technologieriesen Apple, hielt seinerzeit wenig von der Meetingkultur. Wie GQ-magazin.de erklärt, machte er dies bereits in einem Interview mit Business Week aus dem Jahr 1997 deutlich: „Meetings sind eines der schlimmsten Dinge in der heutigen Firma. Sie sind schrecklich. Meetings unterbrechen die Arbeit, brechen den Schwung, töten die Kreativität. Und es sind Stunden und Stunden verschwendete Zeit.“
- Ablenkung: Wahrscheinlich kennen es die meisten. Man will sich ganz auf eine Sache konzentrieren, aber es gelingt einfach nicht. Man tratscht kurz mit den Kollegen, liest ein paar Mails und plötzlich ist eine Stunde vergangen und man hat nichts geschafft. Multitasking ist nicht jedermanns Sache. Einer Studie der Cardiff University aus dem Jahr 2013 zufolge würden Menschen ihre Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, überschätzen.
- Zu viele E-Mails: Man kommt morgens in die Arbeit und öffnet sein E-Mail-Konto. Das Postfach quillt über und Dutzende Nachrichten sind noch ungelesen. Bevor man sich ans Tageswerk macht, muss man zuerst einmal seine Mails abarbeiten. Dabei sind viele oft gar nicht wichtig und landen nur im Postfach, weil man in einem unnötigen Mailverteiler steckt.
- Schlechte Laune: Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft aus dem Jahr 2023 zeigte, dass Wohlbefinden die Arbeitsleistung steigert. Zufriedene Mitarbeiter sind pragmatischer, fallen seltener aus und verstehen sich besser mit Kollegen und Kunden. Schlechte Laune im Job sorgt dagegen für fehlende Motivation und Trägheit. Die Gründe dafür können verschieden sein. Ob man von Arbeitskollegen genervt ist, einen schlechten Chef hat oder generell einfach unzufrieden im Job ist. Der Produktivität tut die schlechte Laune nicht gut.
- Hindernisse für die Produktivität: Was man dagegen tun kann
- Meetings sollten ein klar definiertes Ziel haben, damit man nicht vom Thema abkommt. Die Teilnehmeranzahl sollte zudem möglichst niedrig gehalten werden. So kann man vermeiden, dass sich Mitarbeiter im Meeting wiederfinden und überhaupt nichts beitragen können. Wie Einkauf-und-management.de erklärt, sollte man die Dauer der Meetings schon bei der Planung so kurz wie möglich halten. Bauen Sie stattdessen lieber einen Puffer nach dem Meeting ein, den Sie bei Bedarf noch verwenden können.
- Sortieren Sie Ihre E-Mails in Kategorien und Ordner. So behalten Sie die Ordnung im Nachrichtenmeer. Newsletter, die Sie nicht lesen, sollten abbestellt werden. Sind Sie noch unschlüssig, ob Sie eine E-Mail löschen wollen, hilft die Archivfunktion.
- Stellen Sie eine To-do-Liste auf und arbeiten Sie Ihre Punkte nacheinander ab, anstatt parallel zueinander. Arbeiten Sie konzentriert und nutzen Sie kleine Pausen an der Kaffeemaschine, um mit Kollegen zu sprechen.
- Sind Sie unzufrieden in Ihrem Job? Und schränkt das Ihre Produktivität ein? Dann sollten Sie etwas dagegen tun. Sie können Ihren Chef darauf ansprechen und gemeinsam mit ihm eine Lösung für Ihre fehlende Motivation am Arbeitsplatz finden.
The tasks pile up, but you can't manage to complete them. But where are the obstacles? The biggest productivity killers and what you can do about them.
Too many tasks, inefficient structures or the distraction of smartphones. Many things reduce productivity at work and thus work performance. You don't get anywhere, you're constantly frustrated and the next items on the agenda are already waiting. But most barriers to productivity are unnecessary and can be avoided. The biggest productivity killers at a glance.
The four biggest productivity killers at a glance:
Inefficient meetings:
Hour-long conferences with too many participants and discussions that lead nowhere. Meetings can be time wasters and limit productivity. A 2023 study by the chat provider Slack showed that respondents rated only slightly more than half of their meetings as a good use of working time. Around 36 percent of the meetings were even classified as unnecessary. Steve Jobs, co-founder of the technology giant Apple, also didn't think much of the meeting culture at the time. As GQ-magazin.de explains, he made this clear in an interview with Business Week in 1997: “Meetings are one of the worst things in today's company. They are terrible. Meetings interrupt work, break momentum, kill creativity. And it’s hours and hours of wasted time.
Too many emails:
You come to work in the morning and open your email account. The inbox is overflowing and dozens of messages are still unread. Before you start your day's work, you first have to process your emails. Many of them are often not important at all and just end up in your inbox because you are on an unnecessary mailing list.
Bad mood:
A 2023 study by the German Economic Institute showed that well-being increases work performance. Satisfied employees are more pragmatic, are absent less often and get along better with colleagues and customers. A bad mood at work, on the other hand, causes a lack of motivation and sluggishness. The reasons for this can be different. Whether you are annoyed by work colleagues, have a bad boss or are generally just dissatisfied with your job. A bad mood is not good for productivity.
Meetings should have a clearly defined goal so that you don't stray from the topic. The number of participants should also be kept as low as possible. This way you can avoid employees finding themselves in the meeting and not being able to contribute anything at all.
As Einkauf-und-management.de explains, you should keep the duration of the meetings as short as possible when planning them. Instead, it's better to build in a buffer after the meeting that you can still use if necessary.
Sort your emails into categories and folders. This is how you keep order in the sea of news. Newsletters that you do not read should be unsubscribed. If you are still undecided whether you want to delete an email, the archive function can help.
Make a to-do list and work through your items one after the other instead of parallel to each other. Work with concentration and take short breaks at the coffee machine to talk to colleagues.
Are you dissatisfied in your job? And does that limit your productivity? Then you should do something about it. You can talk to your boss about it and work with him to find a solution to your lack of motivation at work.
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